Publicat la
Actualizat la
3 min de citit
Articol redactat de
Există trei moduri de a completa o foaie de parcurs: pe formulare pre-tipărite, într-un tabel Excel sau printr-o aplicație care generează documentul automat. Diferența dintre ele nu e doar despre confort, ci despre timp economisit, erori evitate și, în final, bani păstrați din deducerile fiscale corect documentate.
Metoda 1: formulare pre-tipărite pe hârtie
Aceasta este metoda clasică, folosită încă de multe firme mici sau PFA-uri. Presupune completarea manuală, câmp cu câmp, pentru fiecare deplasare. Dezavantajul principal nu este completarea în sine, ci ce urmează după: nu există o centralizare automată, greșelile sunt greu de depistat până la finalul lunii, iar generarea unui raport pentru contabil înseamnă adunarea manuală a zecilor de foi individuale.
Metoda 2: foaie Excel semi-manuală
Un pas înainte față de hârtie, dar nu o îmbunătățire majoră. Datele pot fi salvate pe calculator și copiate rapid, însă introducerea rămâne manuală, iar Excel nu este prietenos cu datele calendaristice sau cu completarea de pe telefon. Mulți utilizatori care țin evidența în Excel ajung să piardă timp semnificativ la finalul fiecărei luni, verificând manual cât combustibil mai este în rezervor și recalculând totalurile.
De ce Excel rămâne limitat
Principalele limitări observate în practică sunt introducerea greoaie a datelor calendaristice, lipsa unei variante mobile utilizabile și absența oricărui calcul automat al normei de consum. Practic, Excel îți oferă un loc unde să aduni informația, dar nu te ajută să o generezi sau să o verifici.
Metoda 3: aplicație care generează automat foaia de parcurs
O aplicație dedicată elimină complet introducerea manuală repetitivă. Datele firmei, ale vehiculului și ale șoferului se introduc o singură dată, iar apoi fiecare foaie de parcurs lunară se generează automat, pe măsură ce cursele sau alimentările sunt înregistrate.
Diferența Drumio: generare din scanarea bonului
Spre deosebire de o aplicație în care tot introduci manual fiecare deplasare într-un formular digital, Drumio scanează bonul de combustibil și extrage automat datele relevante (data, cantitate, sumă), pe care le combină cu ruta parcursă pentru a genera documentul complet. Practic, elimini și ultimul pas de introducere manuală de date.
Comparație directă: timp, erori, costuri
În privința timpului, completarea manuală pe hârtie sau Excel poate necesita minute bune per foaie de parcurs, plus timpul suplimentar de centralizare la final de lună. O aplicație reduce acest timp la câteva secunde per alimentare, fără centralizare manuală ulterioară.
În privința erorilor, hârtia și Excelul sunt expuse la greșeli umane, câmpuri omise și kilometraj inconsistent între foi succesive. O aplicație automată calculează și verifică datele, eliminând această categorie de risc aproape în întregime.
În privința costurilor, abonamentul anual pentru o aplicație dedicată este, în majoritatea cazurilor, mult mai mic decât valoarea timpului pierdut anual cu completarea manuală, mai ales pentru firmele cu mai multe vehicule.
Când rămâne justificată completarea manuală
Pentru un volum foarte mic de deplasări, cu un singur vehicul folosit ocazional în scop de afaceri, completarea manuală pe hârtie sau într-un model simplu rămâne o opțiune rezonabilă. Odată ce numărul de deplasări sau de vehicule crește, timpul economisit de o aplicație devine rapid mai valoros decât costul abonamentului.
Vezi modelul de foaie de parcurs completat, explicat câmp cu câmp
Referințe
Codul Fiscal, elementele obligatorii ale foii de parcurs - static.anaf.ro
Întrebări frecvente
O foaie de parcurs generată automat are aceeași valoare legală?
Da, atât timp cât documentul conține toate elementele obligatorii cerute de Codul Fiscal, indiferent de metoda folosită pentru completare, manuală sau automată.
Pot exporta datele din Drumio pentru contabil?
Da. Istoricul complet al foilor de parcurs generate poate fi exportat în PDF pentru arhivare, în CSV pentru contabil sau în XML pentru SAF-T și programele de contabilitate, fără să fie nevoie de recentralizare manuală.
Distribuie articolul
