Publicat la
Actualizat la
5 min de citit
Articol redactat de
Foaia de parcurs este documentul justificativ prin care o firmă sau un PFA dovedește că un vehicul a fost folosit în scop de afaceri, nu în interes personal. Fără ea, dreptul de deducere a cheltuielilor cu vehiculul se limitează la 50%, în loc de 100%. În acest ghid îți explicăm exact ce trebuie să conțină, cine este obligat să o completeze și ce se întâmplă dacă o completezi greșit sau deloc.
Ce este o foaie de parcurs, din punct de vedere fiscal
Din punct de vedere fiscal, foaia de parcurs este documentul prin care demonstrezi că un vehicul aflat în patrimoniul firmei sau folosit de un PFA a fost utilizat în scopul desfășurării activității economice. Temeiul legal se regăsește în Codul Fiscal, la articolul care reglementează limitările speciale ale dreptului de deducere pentru vehiculele rutiere motorizate.
Practic, legea pornește de la premisa că orice mașină de firmă poate fi folosită și în interes personal. Dacă nu poți demonstra contrariul, statul îți permite să deduci doar jumătate din cheltuielile aferente (combustibil, întreținere, reparații, amortizare). Foaia de parcurs completată corect este exact instrumentul prin care poți demonstra utilizarea exclusiv în scop de afaceri și obții deducerea integrală.
Ce trebuie să conțină o foaie de parcurs
Elementele minimale obligatorii, cerute de legislația fiscală, sunt următoarele:
Categoria și datele de identificare ale vehiculului
Scopul și locul deplasării (client vizitat, punct de lucru, activitate desfășurată)
Kilometrii parcurși, cu index de plecare și index de sosire
Norma proprie de consum de combustibil, stabilită de firmă
Pe lângă aceste elemente minimale, o foaie de parcurs completată la un nivel practic mai util conține și informații suplimentare care nu sunt cerute strict de lege, dar care ajută la o evidență mai clară: tipul de drum parcurs (urban sau extraurban), condițiile de utilizare care influențează consumul (iarna, folosirea aerului condiționat) și alimentările cu combustibil, dovedite prin bonul fiscal asociat fiecărei deplasări.
Diferență față de un model generic
Un model generic de foaie de parcurs, descărcat de pe internet și completat manual, îți oferă doar structura minimală. Nu îți verifică automat dacă ai omis un câmp, nu îți calculează norma de consum și nu păstrează un istoric centralizat pentru mai multe vehicule.
Vezi și modelul de foaie de parcurs completat, explicat câmp cu câmp
Cine este obligat să completeze foaia de parcurs
Sunt obligate să completeze foaia de parcurs toate firmele și PFA-urile care dețin sau folosesc un vehicul în scop de afaceri și doresc să deducă integral cheltuielile aferente. În practică, aceasta acoperă un spectru larg de situații:
Firme cu una sau mai multe mașini de serviciu
PFA care folosește mașina personală în activitatea economică
Șoferi care activează pe platforme precum Uber sau Bolt, sau ca taxi
Firme de transport marfă, cu cerințe suplimentare față de transportul de persoane
Ce cheltuieli poți deduce pe baza foii de parcurs
Foaia de parcurs completată corect îți permite să deduci integral nu doar combustibilul, ci și cheltuielile cu întreținerea, reparațiile, asigurările (RCA și CASCO) și amortizarea vehiculului, în măsura în care acesta este folosit exclusiv în scop de afaceri.
Un exemplu simplificat: dacă o firmă cheltuiește în medie 2.000 de lei pe lună cu un vehicul de serviciu (combustibil, întreținere, asigurare), diferența dintre deducerea de 50% (fără foaie de parcurs) și deducerea de 100% (cu foaie de parcurs completată corect) înseamnă 1.000 de lei lunar care rămân nedeductibili, deci impozitați suplimentar, doar din lipsa unui document care în mod normal durează câteva minute să fie completat cu o aplicație automatizată.
Ce se întâmplă dacă nu completezi corect foaia de parcurs
O foaie de parcurs incompletă, cu date inconsistente sau completată retroactiv fără dovezi (bonuri fiscale, rute plauzibile) poate fi respinsă la un control fiscal. Rezultatul este același ca și cum documentul nu ar fi existat deloc: deducerea se limitează la 50%, iar diferența se recalculează, de regulă cu majorări de întârziere dacă respingerea are loc la un control ulterior depunerii declarațiilor.
Există o diferență importantă între o foaie de parcurs incompletă și lipsa completă a documentului: prima poate fi, în unele cazuri, corectată sau completată cu documente suplimentare justificative, în timp ce a doua nu lasă loc de negociere în fața unui inspector fiscal.
Citește ghidul complet de completare corectă a foii de parcurs
Cum simplifici procesul cu o aplicație precum Drumio
În loc să completezi manual fiecare câmp, o aplicație precum Drumio scanează bonul de combustibil, extrage automat datele relevante (data, cantitate, sumă) și le combină cu ruta parcursă pentru a genera documentul complet, gata de exportat în PDF, CSV pentru contabil sau XML pentru SAF-T. Procesul durează câteva secunde per alimentare, față de completarea manuală care poate lua minute bune și este predispusă la erori de calcul sau la omisiuni.
Vezi cum funcționează Drumio pas cu pas
Pentru cazuri speciale (vehicule în leasing, mașini folosite mixt, mai multe puncte de lucru), vezi secțiunea dedicată din pagina de întrebări frecvente.
Referințe
Codul Fiscal, limitări speciale ale dreptului de deducere pentru vehicule - static.anaf.ro
ANAF, informații oficiale privind fiscalitatea firmelor și PFA - anaf.ro
Întrebări frecvente
Foaia de parcurs trebuie ștampilată și semnată de partener?
Legea nu impune contrasemnare în toate situațiile, de exemplu pentru deplasări la puncte de lucru proprii ale firmei. Ceea ce contează în mod real este ca datele prezentate să fie plauzibile, consistente și verificabile în cazul unui control.
Ce se întâmplă dacă folosesc mașina și în interes personal?
Dacă vehiculul nu este folosit exclusiv în scop de afaceri, deductibilitatea cheltuielilor rămâne parțială, la 50%. Foaia de parcurs este exact documentul care demonstrează proporția reală de utilizare în scop economic, în cazurile în care poți separa clar cele două tipuri de deplasări.
Distribuie articolul
