Publicat la
Actualizat la
4 min de citit
Articol redactat de
Îți arătăm cum arată o foaie de parcurs completată corect, câmp cu câmp, și ce diferențiază un document acceptat la control de unul care ridică semne de întrebare. Poți folosi structura de mai jos pentru completare manuală sau poți trece direct la generarea automată, fără să mai completezi niciun câmp singur.
Formatele uzuale pentru un model de foaie de parcurs
În practică, firmele mici lucrează cu trei formate, fiecare cu rostul lui:
Format Word, document editabil, potrivit dacă vrei să completezi manual și să păstrezi un istoric lunar în format text.
Format Excel, foaie de calcul cu formule pentru consum și kilometraj, utilă dacă administrezi mai multe vehicule și vrei un centralizator.
Format PDF, versiune tipăribilă, utilă pentru păstrarea unei copii fizice în mașină sau pentru arhivare.
Indiferent de format, structura documentului rămâne aceeași și o explicăm mai jos câmp cu câmp. Dacă vrei să sari peste completarea manuală, Drumio generează documentul automat și îl exportă în PDF pentru arhivare, în CSV pentru contabil sau în XML pentru SAF-T și programele de contabilitate.
Cum arată o foaie de parcurs completată corect, câmp cu câmp
Folosește explicațiile de mai jos ca reper pentru fiecare câmp:
Data deplasării, ziua exactă în care vehiculul a fost folosit
Categoria vehiculului, marca, modelul și numărul de înmatriculare
Scopul deplasării, de exemplu întâlnire cu clientul X, livrare marfă, deplasare la punct de lucru
Kilometri parcurși, index de plecare și index de sosire, cu diferența calculată
Norma de consum, stabilită de firmă, de regulă în litri la 100 km
Consum efectiv, calculat pe baza alimentărilor reale, dovedite cu bon fiscal
De exemplu, o deplasare de la sediul firmei la un client aflat la 42 km distanță, dus-întors, cu index de plecare 15.230 km și index de sosire 15.314 km, generează un consum de parcurs de 84 km pentru acea zi, care se adună la totalul lunar.
Diferența dintre norma de consum și consumul efectiv
Norma de consum este o valoare stabilită intern de firmă, de regulă preluată din cartea tehnică a vehiculului și ajustată cu un procent pentru condiții de iarnă sau trafic urban intens. Consumul efectiv este cantitatea reală de combustibil cumpărată, dovedită prin bonuri fiscale. Diferența dintre cele două este normală în limite rezonabile, dar o abatere mare și constantă poate atrage atenția la un control fiscal și merită investigată (stil de condus, defecțiuni tehnice sau erori de completare).
Greșeli frecvente la completarea manuală
Câmpuri lăsate goale, în special scopul deplasării
Kilometraj inconsistent între două foi succesive, când indexul de sosire dintr-o zi nu corespunde cu indexul de plecare din ziua următoare
Lipsa bonului fiscal asociat unei alimentări menționate în document
Scop de deplasare vag, formulat generic precum diverse sau afaceri firmă
Lipsa semnăturii, în situațiile în care politica internă a firmei o cere explicit
Aceste greșeli, deși par minore, sunt exact tipul de detalii pe care un inspector fiscal le verifică primele, pentru că sunt ușor de identificat și greu de justificat retroactiv.
De ce să alegi generarea automată în locul completării manuale
Completarea manuală, oricât de atentă, rămâne expusă erorilor umane: un câmp uitat, un calcul greșit, o zi de alimentare care nu mai e adăugată la timp. O aplicație precum Drumio elimină aceste riscuri prin generare automată din bonul de combustibil scanat, calculează automat norma și consumul efectiv și păstrează un istoric centralizat, ușor de exportat oricând ai nevoie de el pentru contabil sau pentru un control.
Citește comparația completă dintre aplicație și completarea pe hârtie sau Excel
Vezi pagina completă despre ce este foaia de parcurs și când este obligatorie
Referințe
Codul Fiscal, elementele minimale obligatorii ale foii de parcurs - static.anaf.ro
ANAF, formulare și obligații declarative pentru firme și PFA - anaf.ro
Întrebări frecvente
Un model completat manual este valabil legal?
Da, atât timp cât conține toate elementele obligatorii cerute de Codul Fiscal, indiferent dacă este completat manual sau generat automat printr-o aplicație.
Pot folosi același model pentru mai multe vehicule?
Din punct de vedere tehnic poți, dar recomandăm un document separat pentru fiecare vehicul, pentru claritate și pentru a ușura verificarea rapidă în cazul unui control fiscal care vizează un anumit autoturism.
Distribuie articolul
