Publicat la
Actualizat la
3 min de citit
Articol redactat de
O foaie de parcurs completată corect conține câteva câmpuri esențiale, dar greșelile mici de completare sunt exact ce verifică primele un inspector fiscal. În acest ghid explicăm fiecare câmp, cele mai frecvente greșeli și cum le eviți aproape complet dacă lași un instrument automatizat să facă munca în locul tău.
Ce înseamnă completare corectă din punct de vedere legal
Codul Fiscal cere ca foaia de parcurs să conțină cel puțin categoria vehiculului, scopul și locul deplasării, kilometrii parcurși și norma proprie de consum de combustibil. Peste aceste elemente minimale, o completare corectă în practică înseamnă și consistența datelor între foi succesive și documentarea alimentărilor prin bonuri fiscale asociate.
Vezi pagina completă despre ce este foaia de parcurs și când este obligatorie
Pașii de completare, câmp cu câmp
Numărul foii de parcurs și data
Foile de parcurs se numerotează de regulă cronologic, în funcție de momentul întocmirii lor. Data reprezintă ziua în care documentul a fost depus sau, în unele sisteme, ziua efectivă a deplasării.
Datele vehiculului și ale șoferului
Fiecare foaie de parcurs trebuie să identifice clar vehiculul folosit, prin marcă, model și număr de înmatriculare, și persoana care s-a deplasat cu el. Dacă mai multe persoane folosesc același vehicul, fiecare trebuie să întocmească propria foaie de parcurs.
Combustibil existent, consumat și rămas în rezervor
Combustibilul existent în rezervor la începutul perioadei se preia, de regulă, din valoarea rămasă la finalul foii de parcurs anterioare. Combustibilul consumat se calculează pe baza alimentărilor efective, dovedite prin bonuri fiscale, iar combustibilul rămas rezultă din diferența dintre existent, alimentat și consumat.
Kilometraj la plecare și la sosire
Indexul de plecare trebuie să corespundă cu indexul de sosire din foaia de parcurs anterioară pentru același vehicul. O discrepanță între cele două valori este una dintre cele mai ușor de observat greșeli la un control.
Scopul și locul deplasării
Fiecare deplasare trebuie să aibă un scop specific și plauzibil, precum întâlnire cu un client, livrare sau deplasare la un punct de lucru, nu o formulare vagă precum diverse sau afaceri firmă.
Cele mai frecvente greșeli și cum le eviți
Câmpuri lăsate goale, mai ales scopul deplasării
Kilometraj inconsistent între două foi succesive
Lipsa bonului fiscal asociat unei alimentări menționate în document
Formulări vagi ale scopului deplasării
Omiterea categoriei de vehicul utilizat
Majoritatea acestor greșeli apar din completare manuală, sub presiunea timpului, la finalul zilei sau al săptămânii de lucru, când detaliile exacte sunt deja greu de reconstituit din memorie.
Este nevoie de semnături și ștampile?
Codul Fiscal nu impune în mod expres contrasemnarea foii de parcurs de către un partener sau beneficiar al deplasării, și nici ștampila nu mai este o cerință generalizată. Unele firme aplică totuși această regulă prin propria politică internă de control, ca măsură suplimentară de siguranță, ceea ce rămâne o decizie internă, nu o obligație legală universală.
Cum arată procesul cu Drumio, comparativ cu completarea manuală
În loc să completezi manual fiecare dintre câmpurile de mai sus, Drumio scanează bonul de combustibil imediat după alimentare și populează automat data, cantitatea și suma, pe care le combină cu ruta parcursă pentru a genera documentul complet. Practic, riscul de câmp gol, kilometraj inconsistent sau bon lipsă dispare aproape în totalitate.
Vezi comparația completă dintre aplicație și completarea pe hârtie sau Excel
Referințe
Codul Fiscal, Normele metodologice, pct. 68, elementele obligatorii ale foii de parcurs - static.anaf.ro
Întrebări frecvente
Cine este responsabil să completeze foaia de parcurs?
De regulă, persoana care conduce vehiculul în ziua respectivă este responsabilă pentru completarea corectă a foii de parcurs, chiar dacă centralizarea finală și arhivarea revin, de obicei, responsabilului auto sau contabilității firmei.
Ce se întâmplă dacă greșesc un câmp după ce am depus documentul?
O foaie de parcurs poate fi, în majoritatea sistemelor, modificată ulterior, însă orice corecție făcută după o perioadă lungă de la data deplasării poate atrage atenția la un control fiscal. Recomandarea este să corectezi eventualele erori cât mai curând posibil, nu la finalul anului fiscal.
Distribuie articolul
