Publicat la
Actualizat la
3 min de citit
Articol redactat de
Foaia de parcurs și ordinul de deplasare, cunoscut și ca delegație, sunt două documente diferite, cu scopuri diferite, dar sunt frecvent confundate sau folosite greșit ca fiind același lucru. Pe scurt: foaia de parcurs documentează utilizarea unui vehicul, în timp ce ordinul de deplasare documentează deplasarea unui angajat.
Foaia de parcurs: documentează utilizarea vehiculului
Foaia de parcurs este documentul cerut de Codul Fiscal pentru a justifica deducerea integrală a cheltuielilor cu un vehicul folosit în scop de afaceri: combustibil, întreținere, reparații și TVA-ul aferent. Nu are legătură cu identitatea persoanei care conduce vehiculul în sensul unei autorizări de deplasare, ci cu justificarea că acel vehicul, specific, a fost folosit în interes economic.
Vezi ghidul complet despre foaia de parcurs
Ordinul de deplasare: documentează deplasarea angajatului
Ordinul de deplasare autorizează și documentează faptul că un angajat s-a deplasat în interes de serviciu, indiferent de mijlocul de transport folosit: mașina proprie, mașina de firmă, avion sau tren. Documentul justifică diurna, avansul acordat și cheltuielile de transport sau cazare.
Vezi ghidul complet despre ordinul de deplasare
Când ai nevoie de fiecare document, separat sau împreună
Exemplul 1: un angajat merge cu mașina personală într-o delegație în alt oraș. Are nevoie de ordin de deplasare, pentru diurnă și decontarea cheltuielilor de delegare, și de un contract de comodat plus documentarea consumului, echivalentul foii de parcurs pentru mașina personală, pentru a justifica decontarea cheltuielilor cu combustibilul.
Exemplul 2: un șofer angajat al firmei livrează marfă local, cu mașina de firmă, fără să fie în delegație formală. Are nevoie doar de foaie de parcurs, fără ordin de deplasare, pentru că nu este vorba de o deplasare în afara activității obișnuite.
Exemplul 3: un angajat călătorește cu avionul sau trenul într-o delegație, fără să folosească un vehicul propriu sau al firmei. Are nevoie doar de ordin de deplasare, fără foaie de parcurs, pentru că nu există niciun vehicul de justificat fiscal.
Ce document justifică ce cheltuială
Foaia de parcurs justifică: combustibilul, întreținerea, reparațiile și TVA-ul aferent vehiculului
Ordinul de deplasare justifică: diurna, cazarea, transportul dacă nu se face cu vehicul propriu, avansul și decontul final
Greșeala frecventă: un singur document pentru ambele scopuri
O greșeală întâlnită des este încercarea de a justifica atât deplasarea angajatului, cât și utilizarea vehiculului printr-un singur formular, de obicei ordinul de deplasare. Rezultatul este, de regulă, un document incomplet față de cerințele fiecărei categorii de cheltuială, care poate fi contestat la un control fiscal pentru oricare dintre cele două tipuri de deducere.
Referințe
Codul Fiscal, art. 298, foaia de parcurs - static.anaf.ro
Legea 82/1991, art. 6, documente justificative - legislatie.just.ro
Întrebări frecvente
Am nevoie de ambele documente pentru o singură deplasare cu mașina personală?
Da, dacă vrei să deduci atât cheltuielile de delegare, precum diurna și eventuale cazări, cât și cheltuielile cu combustibilul vehiculului personal folosit. Cele două documente acoperă categorii diferite de cheltuieli deductibile.
Poate un singur formular să acopere ambele nevoi?
Din punct de vedere legal, cele două documente au temeiuri și conținut obligatoriu diferite, deci nu se recomandă combinarea lor într-un singur formular, chiar dacă, în practică, unele firme încearcă această simplificare, cu riscul de a nu satisface integral cerințele niciunei categorii de deducere.
Distribuie articolul
